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广西大学二级学院本科教学类档案建档方案
2023-03-02 教务处 

广西大学二级学院本科教学类档案建档方案


教字[ 2002] 21



为了加强本科教学类档案(以下简称教学档案)的管理工作,充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案的质量和科学管理水平,逐步实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化,并为今后考核教学工作提供档案依据,特制定本方案。

一、教学档案建档的基本思路

1.教学档案是学院教学水平和教育质量的重要标志之一,是学院档案的主体。

2.学院在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、实物、声像等资枓均属教学档案。

3.学院教学档案要确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

4.教学档案是教学管理的重要组成部分,应在教学工作计划、教学管理制度、管理人员岗位责任中有相应的体现。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求、检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况、评审鉴定教学质量(教材、毕业设计(论文)、优秀教学成果等)与审查验收档案材料、上报评审材料(教师考核晋升、学生毕业等)与学校档案部门出具归档证明应有相应的同步要求。

5.学院明确一名领导分管教学档案工作,确定专人负责学院的教学档案整理保管。在业务上接受学校档案馆的指导,按学校要求向有关部门移交相关档案。

6.努力实现教学档案工作从经验管理向现代化管理转变。

7.教学档案工作列入学院规划,在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证。

二、教学档案建档范围的确定

1.确定的原则

1)归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用。

2)归档的教学文件材料,必须反映教学管理、教学实践活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3)归档的教学文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

2.归档的主要内容和重点

1)归档的主要内容包括综合管理、教学基本信息、专业与课程建设、招生、学籍管理、教学质量监控、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面,具体范围见附件。

2)归档的重点是学院在教学工作,特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

三、教学档案的收集与归档流程

1.形成与积累

1)学院在学年(学期)布置工作时,同时向教研室、教学办公室等部门和相关人员布置形成积累教学档案材料的任务。

2)教务处等部门学院发放各种教学材料表格、保存教学档案用的卷宗(袋)。

3)学院有关人员按材料类别分别积累教学档案材料,并定期进行整理。

4)归档的教学材料必须字迹工整、格式统一、签字手续完备。

5)教学档案一般归档一份,重要的教学文件材料,各学院根据实际情况,酌加副本。

2.整理建档

1)根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用考查进行建档。原则上相同内容的材料组成一卷(盒),便于利用。同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷(盒);也可以根据材料的内在联系,对问题单一、材料较少者合组成一卷(盒)。

2)建档材料应加制封面,注明标题、责任者、编制时间、保管期限及归档单位。卷(盒)内原则上建立材料目录,以便查找。卷(盒)上应标注编号,完整填写相应的栏目。

3)各种文字材料大小均为16K(或A4)本,图件按此规格折叠。

4)不宜折叠的非标准规格材料和其他载体材料由专柜保管,但需填写与文字材料一致的卷(盒)编号。

5)属专项档案的材料,已归于其他类档案的,应在教学建档的相应卷(盒)内注明去向或复制相应材料。

6)打印件的建档材料,需附有与之内容相符的电子文档,以便永久保存和利用。

7)属手写的文字材料,填写过程中一律使用钢笔填写,并使用黑色碳素墨水或蓝黑墨水,不得复写。

3.归档验收

1)由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷(盒)内目录之前,学院主管领导签字确认。

2)应向学校职能部门移交的教学方面档案,按有关规定执行。

四、教学档案工作岗位职责

1.学院主管领导职责

1)制定和健全有关管理制度,切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中,并监督各部门执行。

2)加强与学校有关职能部门的联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案质量。

3)对本学院管理人员和专(兼)职教学档案管理员提出具体要求,并帮助他们解决一些实际困难。

2.学院专(兼)职教学档案管理员职责

1)做好本学院教学建档材料的形成积累工作。

2)督促有关人员按时上交教学建档材料。

3)将收集、积累的文件材料整理组卷(盒),做到组卷(盒)合理、编目清楚、标题准确、装订整齐;及时向学校有关职能部门移交应交档案。

4)做好存放在本学院的教学档案保管、利用等工作。

3.学院教研室主任职责

1)负责收集教研室的教学文件、集体备课记录、试卷、毕业设计(论文)等,完整填写相应信息,向学院专(兼)职教学档案员移交。

2)督促本教研室教师向学院上交各种业务档案。




附件:学院教学档案建档范围


学院教学档案建档范围

1.教学综合

1.1.教学工作“九五”、“十五”规划、各学期教学工作计划、总结(长期保存);

1.2.学院领导有关教学报告、论文(从2001年起);

1.3.学院有关教学的院务等会议记录(从2001年起);

1.4.落实教育部45号文件及广西高等学校教学工作会议精神的有关材料;

1.5.学院投入教学的经费统计表及相关材料(含对新办专业的经费投入,从2001年起,每年统计一次);

1.6.学院组织迎评创建工作材料(含迎评机构设置、迎评创建计划等);

1.7.学院教学机构设置(相关文件)。

2.规章制度

2.1.学校、教务处等部门发的有关教学的条例、制度、规定(分类,长期保存);

2.2.学院根据学校有关教学文件所制定的实施细则(分类,长期保存)。

3.专业及课程建设

3.1.学院本科专业沿革及现有本科专业一览表(分解放前、49-57年、58-66年、67-76年、77-96年、97-至今等几个阶段各列表统计);

3.2.重点专业、课程建设材料(分校级、自治区级统计,从1997年起);

3.3.教学改革项目材料(含项目申报、任务书、成果、鉴定报告等材料,分校级、省部级、国家级统计列表,从1997年起);

3.4.教学改革项目获奖材料(从1997年起);

3.5.各专业人才培养目标、培养规格、培养方式与途径的有关材料(从1997年起);

3.6.新办专业一览表;

3.7.新办专业材料(含申报、批复、建设等);

3.8.人才培养方案及教学内容体系改革的研究与实践相关材料;

3.9.双语教学计划、教学情况、双语教学授课一览表(含授课专业、课程名、教材、授课教师、占必修课比例等,从2001年起,每年统计一次)。

4.质量监控

4.1.学校教学质量监控制度及相关文件(长期保存);

4.2.学院教学质量监控体系(长期保存);

4.3.院领导听课评课记录(长期保存);

4.4.教学信息反馈制度及相关材料(含教学督导制度、教学信息员制度等及工作情况,对各方反馈意见的整改措施落实情况及效果,长期保存);

4.5.推荐新开课教师的相关材料(相关规定、执行情况等,长期保存);

4.6.期中教学检查及总结等材料(长期保存);

4.7.学生评价教师教学质量结果材料(从2001年起保存);

4.8.教学管理软件、硬件配备、使用情况(从2001年起,每年统计一次)。

5.课程教学

5.1.课程教学有关的条例、制度、规定(如课堂教学规范、调课制度、课程辅导作业规范、实践性环节教学规范、课程考核规范等);

5.2.教学大纲汇编(长期保存);

5.3.课程简介汇编(长期保存);

5.4.学院现开设课程一览表;

5.5.教学进度安排(长期保存);

5.6.为全校开设的辅修、第二专业教学大纲;

5.7.学院的实习大纲、计划、总结(长期保存);

5.8.调课记录(长期保存);

5.9.课程考核记录(长期保存)。

6.试卷

6.1.试卷保存条例制度(长期保存);

6.2.考后试卷(保存到学生毕业离校后一年);

6.3.各学期课程的空白AB试卷样卷及参考答案评分细则等(从2001年起);

6.4.各课程的答卷情况分析表等(从2001年起);

6.5.课程命题计划表(从2003年起);

6.6.其他考核方式的材料(从2001年起);

6.7.试卷(题)库一览表(含课程名称、适用专业及学生人数、在用或在建、来源等)。

7.毕业设计(论文)

7.1.毕业设计(论文)管理条例、规范及相关质量监控材料(长期保存);

7.2.毕业设计(论文)工作安排及检查材料(从2001届起);

7.3.毕业设计(论文)数据汇总(从2001届起);

7.4.指导教师职称结构情况表(从2001届起);

7.5.指导教师情况统计表(从2001届起);

7.6.毕业设计(论文)选题及成绩汇总表(从2001届起);

7.7.毕业设计(论文)成绩评定统计表(从2001届起);

7.8.毕业设计(论文)总结及推优材料(从2001届起);

7.9.毕业设计(论文)(长期保存)。

8.教学人员信息

8.1.教职工名册(从2001年起,每年统计一次);

8.2.专任教师基本情况表(从2001年起,每年统计一次);

8.3.师资队伍结构状况表(从2001年起,每年统计一次);

8.4.在编教师学位状况表(从2001年起,每年统计一次);

8.5.在编教师年龄状况表(从2001年起,每年统计一次);

8.6.在编教师职称状况表(从2001年起,每年统计一次);

8.7.在编教师学缘状况表(从2001年起,每年统计一次);

8.8.有博士学位教师名单(从2001年起,每年统计一次);

8.9.在编教授名单(从2001年起,每年统计一次);

8.10.在编副教授名单(从2001年起,每年统计一次);

8.11.在编高级职称教师名单(从2001年起,每年统计一次);

8.12.学科带头人基本情况表;

8.13.学科梯队结构基本情况表;

8.14.特殊聘任的教师名单(如各学科指导委员会委员、学校聘请的专家委员等及聘书,从2001年起);

8.15.师资流动情况统计(从2001年起,每年统计一次);

8.16.接受毕业生、教师调入情况(从2001年起,每年统计一次);

8.17.人员流出情况(从2001年起,每年统计一次);

8.18.青年教师(35岁以下)名单(从2001年起,每年统计一次);

8.19.青年教师(35岁以下)具有研究生学历名单(从2001年起,每年统计一次);

8.20.青年教师(35岁以下)具有研究生学历人员所占比例状况表(从2001年起,每年统计一次);

8.21.在读博士学位教师名单(从2001年起,每年统计一次);

8.22.在读硕士学位教师名单(从2001年起,每年统计一次);

8.23.主讲教师名单(从2001年起,每年统计一次);

8.24.符合岗位资格主讲教师名单(从2001年起,每年统计一次);

8.25.符合岗位资格主讲教师占主讲教师比例表(从2001年起,每年统计一次);

8.2655岁以下教授、副教授为本科生上课一览表(从2001年起,每年统计一次);

8.27.外聘教师名单(从2001年起,每年统计一次);

8.28.教学管理人员队伍职称结构(从2001年起,每年统计一次);

8.29.教学管理人员队伍学历结构(从2001年起,每年统计一次);

8.30、教学管理人员队伍年龄结构(从2001年起,每年统计一次)。

9.学生信息

9.1.在校生名册(长期保存);

9.2.修读辅修、第二专业等学生一览表(从2001年起,每年统计一次);

9.3.选修院级、校级选修课一览表(含课程名、人数、学生名单等,从2001年起,每年统计一次);

9.4.学生人数统计表(分专业、年级、男、女等,从2001年起,每年统计一次)。

10.授课安排

10.1.各学期课表;

10.2.学生院级选修课程原始材料(长期保存);

10.3.教师授课安排一览表(从2001年起);

10.4.多媒体授课课程及统计表(含课程名、课件来源、授课教师、专业年级、人数、教室、必修课用多媒体授课占必修课比例、选修课用多媒体授课占选修课比例等,从2001年起,每年统计一次);

10.5.学院开设校、院级选修课一览表(含课程名、授课教师名、选修学生人数、开出时间、学时等,从2001年起,每年统计一次);

10.6.学院开设各类讲座一览表(从2001年起,每年统计一次);

10.7.实践性课程一览表(从2001年起,每年统计一次)。

11.教学成果及效果

11.1.学院、教研室等集体获奖材料(长期保存);

11.2.教师获奖(荣誉)统计(校级以上)及材料(按不同类别、级别分开统计,长期保存);

11.3.科研或教学立项课题一览表(按不同类别分开统计,从1998年起,每年统计一次);

11.4.教师发表论文一览表(从1998年起,每年统计一次);

11.5.教师正式出版教材一览表(从1998年起,每年统计一次);

11.6.学生各学期成绩表(长期保存);

11.7.学生四、六级通过率统计表(分专业,从2001年起,每年统计一次);

11.8.学生计算机等级通过率统计表(分专业,从2001年起,每年统计一次);

11.9.学生毕业率、学位授予率统计表(分专业,从2001年起,每年统计一次);

11.10.学生体育合格率统计表(分专业,从2001年起,每年统计一次);

11.11.学生考研情况统计表(报考率、录取率,从2001年起,每年统计一次);

11.12.学生获校级以上优秀毕业设计(论文)一览表(从2001届起);

11.13.获校级以上各类竞赛奖一览表(按校级、省部级、国家级分类统计,从2001年起,每年统计一次);

11.14.学生发表论文一览表(从2001年起,每年统计一次);

11.15.学生实践、创新能力效果统计表(从2001年起,每年统计一次);

11.16.对毕业生等人才培养质量的社会评价材料(长期保存)。

12.教材

12.1.教师使用教材情况一览表(从2001年起,每年统计一次);

12.2.“九五”、“十五”教材规划与立项材料;

12.3.选用获奖教材、国家级重点及省部级以上规划教材一览表(从2001年起,每年统计一次,统计中应包含有使用以上几种教材占所有教材的比例等数据);

12.4.选用英文原版教材一览表(从2001年起,每年统计一次);

12.5.选用近三年出版的教材统计表;

12.6.学生征订教材记录表(长期保存)。

13.学籍及学籍异动

13.1.规章制度(长期保存);

13.2.学生入学基本情况材料(长期保存);

13.3.学生学籍异动记录(长期保存);

13.4.学生奖惩记录(长期保存)。

14.教师工作情况

14.1.工作量记录(从2001年起,每年统计一次);

14.2.教师考勤记录(从2001年起);

14.3.教师奖惩记录(长期保存)。



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